Zaplanowanie i zorganizowanie konferencji czy innego spotkania dla kilkudziesięciu lub kilkuset osób to nie tylko wyzwanie, ale także zakrojone na wielką skalę przedsięwzięcie. Wymaga ono z jednej strony znalezienia odpowiedniej lokalizacji, z drugiej natomiast zapewnienia stojącego na najwyższym poziomie zaplecza socjalno-bytowego.